E-Mail-Nutzungsordnung

E-Mail-Nutzungsordnung der Hochschule Bremerhaven

(Vom 8. März 2016)

 

Präambel

In Ergänzung zur Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Hochschule

Bremerhaven regelt diese E-Mail-Nutzungsordnung die Beziehungen zwischen den Nutzer_innen,

der ihnen dienstlich oder für Studienzwecke zur Verfügung gestellten E-Mailadressen sowie der

dazugehörigen E-Mailkonten (nachfolgend zusammengefasst als „E-Mailadresse“) und der

Hochschule Bremerhaven.

§ 1 Nutzer_innen und Zuweisung einer E-Mail-Adresse

(1) Nutzer_innen im Sinne dieser Ordnung sind:

a) Nutzer_innen, denen automatisch eine E-Mailadresse zugewiesen wird:

• Hochschullehrer_innen

• Akademische Mitarbeiter_innen

• Mitarbeiter_innen der Verwaltung und in der Technik

b) Nutzer_innen, die auf Antrag oder nach Registrierung über das „Online“-Formular eine EMailadresse

zugewiesen bzw. aktiviert bekommen:

• Studierende

• Lehrbeauftragte

• Studierende als Hilfskräfte an der Hochschule Bremerhaven, die an einer anderen

Hochschule eingeschrieben sind

• Doktorand_innen, die an der Hochschule Bremerhaven betreut werden und an einer

anderen Hochschule eingeschrieben sind

• Angehörige anderer Einrichtungen, für die ein besonderes Interesse der

Hochschule (vor allem aus wissenschaftlichen Gründen) für eine E-Mailadresse besteht. 
Auf Vorschlag der ZBRV entscheidet das Rektorat über diese Anträge.



(2) Vom Dekanat, der Dezernatsleitung oder dem Rektorat genehmigte Anträge auf Erteilung einer

E-Mailadresse werden von diesen an das Rechenzentrum der Hochschule Bremerhaven (ZBRV)

zur Einrichtung weitergeleitet.

(3) Die ZBRV regelt die nähere Ausgestaltung des Zuweisungsverfahrens.

 

§ 2 Nutzungspflicht und zulässige Nutzung

(1) Die Nutzer_innen sind verpflichtet, die ihnen zugewiesene hochschulische E-Mail-adresse

unverzüglich zu nutzen. 

(2) Alle Nutzer_innen dürfen die E-Mailadresse für Kommunikationsvorgänge, die der Erfüllung

ihrer Aufgaben im Bereich von Lehre, Studium, Forschung, Verwaltung, und sonstigen Aufgaben

der Hochschule dienen, verwenden.

(3) Die Hochschule Bremerhaven ist berechtigt, die E-Mailadresse für die Übermittlung von

dienstlichen und studiumsbezogenen Angelegenheiten zu verwenden. Dabei kann sie auch auf

von dritter Seite organisierte Veranstaltungen oder andere Aktivitäten hinweisen, soweit diese

einen Bezug zu den Aufgaben der Hochschule haben.

(4) Beim Umgang insbesondere mit dienstlichen E-Mails ist Vertraulichkeit zu wahren.

Mitarbeiter_innen der Hochschule ist daher eine automatisierte Weiterleitung dienstlicher EMails

vom Mailkonto der Hochschule auf ein anderes Mailkonto außerhalb der Hochschule

grundsätzlich untersagt. Ausnahmen sind nur aus zwingenden dienstlichen Anlässen unter

Beachtung der Datenschutz-richtlinien zulässig. Einzelne E-Mails ohne vertrauliche Daten können

manuell weitergeleitet werden. Dieses gilt für Nutzer_innen nach § 1, Absatz 1a.

 

§ 3 Sicherheit und Erreichbarkeit der E-Mailadresse

(1) Die Nutzer_innen haben ihre E-Mailkonten bei der ersten Aktivierung durch ein geeignetes

Passwort zu schützen. Dieses Passwort ist nur für die jeweiligen Nutzer_innen bestimmt und ist

von den Nutzer_innen geheim zu halten.

(2) Die Nutzer_innen haben im Rahmen der ihnen verfügbaren Möglichkeiten dafür zu sorgen,

dass die Zustellung von Mails auf ihr E-Mailkonto sichergestellt ist.

E-Mailkonten, deren Speicherplatz durch alte Mails gefüllt ist, müssen umgehend in geeigneter

Weise durch die Nutzer_innen freigeräumt werden.

 

§ 4 Sperren, Löschen und Verlängern von E-Mailadressen

(1) Die E-Mailadresse von Nutzer_innen,

• deren Zugehörigkeit zur Hochschule

• oder deren Beschäftigungsverhältnis mit der Hochschule endet

• oder die exmatrikuliert werden,

wird - vorbehaltlich der Absätze 5 bis 8 dieses Paragraphen - mit dem Datum des Ausscheidens

gesperrt. Das Datum des Ausscheidens wird vom Dezernat 2 an die ZBRV und das zuständige

Dekanat gemeldet.

2) Für Mitarbeiter_innen, die aus dem Beschäftigungsverhältnis mit der Hochschule ausscheiden, wird bei ankommenden Nachrichten ein Hinweis automatisiert versandt, dass die betreffende Person nicht mehr an der Hochschule ist und die Nachricht nicht weitergeleitet wird.

3) Ein halbes Jahr nach Ausscheiden wird die E-Mailadresse gelöscht. Ein Jahr nach Ausscheiden der jeweiligen Nutzer_innen kann die E-Mailadresse durch die Hochschule anderweitig vergeben werden.

4) Mitarbeiter_innen, die aus dem Beschäftigungsverhältnis mit der Hochschule ausscheiden, haben sicherzustellen, dass auf Ihrem E-Mail-Konto nur dienstliche E-Mails verbleiben. Dies ist der Hochschule schriftlich zu versichern. Die Nutzer_ innen haben ihre dienstlichen Mails (angekommene und abgegangene) der Hochschule zur Verfügung zu stellen. Die Hochschule kann die dienstlichen Mails an die Fachvorgesetzten oder Nachfolger_innen weiterleiten.

5) In den Ruhestand eintretende Hochschullehrer_innen können auf Antrag ihre E-Mail-Adresse über den Zeitpunkt ihres Ausscheidens hinaus beantragen. Auf Vorschlag der ZBRV entscheidet das Rektorat über diese Anträge.

6) Für Lehrbeauftragte, die nur in alternierenden Semestern an der Hochschule tätig sind, kann die Sperrung und das Löschen der E-Mailadresse auf Antrag des zuständigen Dekanats ausgesetzt werden.

7) Für Lehrbeauftragte, die ihren Lehrauftrag an der Hochschule abgeschlossen haben, aber für Nachholprüfungen noch erreichbar sein müssen, kann das Dekanat eine Aussetzung des Sperren und Löschens beantragen.

8) In Fällen eines Hochschulinteresses kann auf das Sperren und Löschen durch einen begründeten Beschluss des Rektorates oder der zuständigen Dekanate verzichtet werden.

9) Sonderregelungen, z.B. für Alumni, bleiben hiervon unberührt.

10) Der E-Mail-Account wird gesperrt, sofern die Sicherheit der Datenverarbeitungssysteme dieses erfordert.

 

§ 5 Abwesenheit von Mitarbeiter_innen

1) Mitarbeiter_innen und Hochschulmitglieder, die per E-Mail längerfristig nicht erreichbar sind, haben eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen, die über die Abwesenheit, die Vertretungsregelung und die Nicht-Weiterleitung der Nachricht informiert. Eine automatisierte Weiterleitung ist nicht erlaubt.

2) Im Falle einer unvorhergesehenen längerfristigen Abwesenheit hat die Hochschule das Recht, durch die ZBRV eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen. Diese Nachricht enthält eine Information über die Abwesenheit, die Vertretungsregeln und dass die ursprüngliche Nachricht nicht automatisch weitergeleitet wird.

3) Bei längerer Abwesenheit kann die Hochschulleitung in Einzelfällen mit Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen Einsicht in das betroffene E-Mail-Konto nehmen. 

 

§ 6 Funktions-E-Mailadressen

Fachbereiche, Studiengänge und die Hochschulverwaltung haben die Möglichkeit sogenannte Funktions-E-Mailadressen einrichten zu lassen. Dabei wird an Stelle eines Nutzer_innennamens eine allgemeine Funktion genannt. Die Funktions-E-Mailadresse kann von mehreren Nutzern_innen betreut werden und auch an die jeweilige Vertretung automatisch weitergeleitet werden. Die E-Mailadresse dient ausschließlich der dienstlichen Nutzung. Absender_innen von Nachrichten, die nicht dienstlicher Natur sind, werden umgehend durch die Nutzer_innen auf den dienstlichen Charakter der E-Mailadresse hingewiesen.

 

§ 7 Haftung

Die Hochschule Bremerhaven übernimmt keine Gewähr dafür, dass das Übermittlungssystem fehlerfrei und jederzeit ohne Unterbrechung läuft. Eventuelle Datenverluste infolge technischer Störungen sowie die Kenntnisnahme vertraulicher Daten durch unberechtigte Zugriffe Dritter können nicht ausgeschlossen werden.

 

§ 8 Inkrafttreten

Die Nutzungsordnung tritt am Tage nach ihrer amtlichen Bekanntmachung an der Hochschule Bremerhaven in Kraft.