„Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck!“

Vermutlich hat jede:r im bisherigen Berufsleben sehr unterschiedliche Erfahrungen bei neuen Arbeitgeber:innen gemacht und kann selbst bestätigen, was Studien eindeutig belegen: Der erste Eindruck zählt! Wer sich sofort gut aufgehoben fühlt, arbeitet produktiver und ist zufriedener. Auch Kündigungen innerhalb des ersten Jahres werden so unwahrscheinlicher. „Neue Mitarbeitende starten in der Regel voller Euphorie. Es ist wichtig, dass sie gut ankommen können. Ansonsten kann das schnell zu Demotivation führen. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, engagierte Mitarbeitende auch zu halten. Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck“, sagt Lara Manthey. Sie arbeitet im Projekt „BeProf@BHV“ und ist dort für das Personalmarketing zuständig. Die Zielgruppe des Projektes sind eigentlich zukünftige Lehrende, aber „Onboarding ist für alle wichtig.“ Daher hat sie sich gemeinsam mit der Abteilung Organisationsentwicklung und weiteren Beteiligten der Hochschule überlegt, wie man neuen Mitarbeitenden die erste Zeit an der Hochschule angenehm gestalten kann.

Ein digitaler Prozess hilft bei der Vorbereitung

Bisher war es häufig so, dass sich die jeweiligen Vorgesetzten jedes Mal selbst Gedanken machen mussten, wie sie die ersten Wochen gestalten und welche Ausstattung ihre neuen Mitarbeitenden benötigen. Ein Umstand, der nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig ist, schließlich können auch Führungskräfte einmal etwas vergessen. Daher soll es zukünftig eine hochschulweit einheitliche Herangehensweise geben, bei der die Vorgesetzten durch eine umfangreiche Checkliste unterstützt werden.
Als ersten Schritt haben Lara Manthey und Daniela Schimrigk in Zusammenarbeit mit verschiedenen Akteur:innen der Hochschule eine umfangreiche Sammlung zur Erfassung aller Anforderungen an das Onboarding erstellt. Diese dient nun als Grundlage für alle weiteren Entwicklungen. „Aktuell arbeiten wir an der Umsetzung eines digitalen Onboarding-Prozesses. Wenn ein:e Vorgesetzte:r den Prozess startet, werden alle Abteilungen, die im Onboarding-Prozess involviert sind, über ihre nächsten To-dos informiert. Dies kann sowohl die Ausstattung und Einrichtung des Arbeitsplatzes, die Bereitstellung notwendiger Software als auch die Ausstellung einer Kopierkarte sein. So ist immer transparent, wie weit alles für die Ankunft der neuen Kolleg:innen vorbereitet ist“, sagt Lara Manthey. Demnächst soll der neue Prozess zum ersten Mal getestet werden.

„Open Welcome“ für alle Mitarbeitenden

„Ein gutes Onboarding findet nicht nur auf der fachlichen Ebene statt, sondern beinhaltet auch eine soziale und werteorientierte Integration der neuen Mitarbeitenden“ erklärt Lara Manthey weiter. Hierfür hat sie gemeinsam mit Daniela Schimrigk aus der Organisationsentwicklung ein neues Format entwickelt: das „Open Welcome“. Bei der Veranstaltung können neue Kolleg:innen in lockerer Atmosphäre bei einer Tasse Kaffee oder Tee Mitarbeitende der verschiedenen Abteilungen kennenlernen. An großen Tischen finden sie außerdem Infomaterial, beispielsweise zu Beratungsangeboten. Auf die Idee für die Veranstaltung sind Lara Manthey und Daniela Schimrigk gemeinsam mit Expert:innen an der Hochschule während ihrer Arbeit an der Anforderungssammlung für das Onboarding gekommen. „Die Kernidee war eine Art ‚World Café‘, bei dem sich neue und alte Mitarbeitende miteinander vernetzen und ins Gespräch kommen können.“, erklärt Lara Manthey.  Für Lehrbeauftragte und neuberufene Professor:innen gibt es zusätzliche Angebote, mit denen die Vernetzung untereinander und der Einstieg in die Hochschuldidaktik erleichtert werden.

Mit dem „Hochschul-Navi“ leichter Informationen finden

Wer auch nach dem Networking noch Fragen hat, findet Antworten im „Hochschul-Navi“. Dies ist eine Linksammlung, die neuen und bestehenden Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, Informationen zur Arbeitsorganisation leichter aufzufinden. „Es ist klargeworden, dass Wissensvermittlung ein großer und wichtiger Teil des Onboardings ist“, sagt Theresia Plünnecke. Im „Hochschul-Navi“ sind daher wichtige Informationen nach Stichpunkten alphabetisch geordnet. Wer etwas sucht, findet dort einen Link zu weiterführenden Informationen und den richtigen Abteilungen sowie Ansprechpersonen. Gleichzeitig werden aber auch die einzelnen Abteilungen entlastet, da häufige gestellte Fragen bereits durch die zielgerichtete Bereitstellung von Informationen beantwortet werden. „Es hat auch etwas mit Wertschätzung zu tun, wenn man sich gut um die neuen Mitarbeitenden kümmert. Daher bemühen wir uns gerne darum, neuen Mitarbeitenden einen guten Start an der Hochschule zu ermöglichen.“, sagt Theresia Plünnecke.

Wer sich für die Hochschule Bremerhaven als Arbeitgeberin interessiert, findet alle wichtigen Informationen und Stellenangebote unter www.hs-bremerhaven.de/karriere.

Dieser Artikel erschien zunächst in unserem Newsletter "Karlsburger Horizonte", den Sie hier abonnieren können.